フリーランスに求められるビジネススキルその1に続き、今日はその2です

フリーランスに求められるビジネススキル~その1~

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フリーランスに不可欠なビジネススキル~その2

必要最低限のビジネスマナー

クライアントとのコミュニケーションにおいて欠かせないスキルが、ビジネスマナーです。
あまりにも仰々しくへりくだった態度をとると、クライアントに嫌味に感じさせることもありえますので、いい塩梅を模索してみてください。(それがなかなか難しいのですがね……^^; )

名刺交換

名刺交換するときは、必ず起立した状態でおこないます。
テーブル越しで交換するのはNG。必ず交換相手と正面に向かい合い、交換しましょう。
エレガントな交換方法は、まず相手の名刺を両手で受け取り、名刺入れの上にのせ、そのあと名乗りながら自分の名刺を両手で相手に渡すこと。

よく、片手で自分の名刺を差し出し、同じタイミングでもう片方の手で相手の名刺を受け取る、という方法をとる方が多く見受けられますが、はたから見ると滑稽な姿に見えます。
みんながするから自分がする、では相手の印象にも残りません。

電話

電話をかけた際は、挨拶のあとに一言「いま、お電話大丈夫でしょうか?」と一言つけくわえると親切です。
連絡はメールでのやり取りだけで電話は迷惑、と考えるクライアントもいます。

敬語

クライアントに対して、基本的に謙譲語と丁寧語を使います。決して尊敬語を自分に対して使ってはいけません。
間違えやすい敬語は、暗記してしまいましょう。特に年配の方は敬語にうるさい傾向があります。
クライアントの対象年齢が高い場合は要注意です。

服装

ビジネスカジュアルというざっくりした定義にとまどいませんか?
クライアントの社風にあわせるのが無難かもしれません。
社員にスーツ着用やユニフォーム着用を義務付けている会社ならばスーツで、私服がOKな会社ならば露出の少ない服装にジャケットをはおる程度で訪問するのがベターですね。
アクセサリーはジャラジャラさせないシンプルなものを選びましょう。
中にはパーカーとデニムパンツを仕事着にしている猛者もいますが、身だしなみで第一印象が決まってしまいますので、なるべく知性的かつ有能に見せるために一工夫しましょう。

メイク

メイクは、クライアントの性別に合わせて変えると良いと思います。
クライアントが男性ならばナチュラルメイク、女性ならばしっかりメイク(マスカラ・チーク・アイシャドウ)をすると良いです。ただし、あなたが美しすぎて女性のクライアントさんを引き立て役にしてしまう場合は、ナチュラルメイクが無難かもしれません。

ビジネスメール

時候の挨拶を入れる必要はありません。
また、原則として謙譲語と丁寧語を使用します。
相手がパッと見で内容が判別できるような件名にし、本文も簡潔かつ分かりやすく誤解の生じないような文章にします。
署名は必ずつけましょう。
メールを送信する時間帯にも注意しましょう。クライアントの業務時間外に送付することは極力自粛します。とくに深夜の時間帯に送信することはタブーです(深夜営業のクライアントは除く)。
仕事ができない印象を与えてしまいます。
参考サイトはこちら

郵送物

最近では書類もメールでのやり取りが多くなっていますが、郵送で書類をやり取りする場合もあります。
契約書や請求書などは宅配会社のメール便を利用してはいけません。
私信は郵便を利用するのが法律で定められているためです。

自分からA4書類を送付する場合、なるべく折らず、送付状を一番上にした状態でクリアフォルダーに入れ、角2封筒で郵送します。封筒の表左下側に「○○書類在中」と記載すると丁寧です。
切手代の不足もクライアントに迷惑をかけるため、郵便局で重量を量ってもらって発送するのが望ましいです。
また、相手に書類を返送してもらう場合は、返信用封筒に自分宛の住所・氏名を記載し、切手を貼り付けた状態で同封しましょう。
送付状のテンプレートはこちらのサイトからダウンロードすると便利です。

FAX

FAXでのやり取りも昨今減ってきてはいますが、クライアントによってはFAXで書類を送ってくださいと指示をうける場合もあります。
その際も送付状と必要書類を送付すると良いです。送付先の社員数が多い場合、FAXで送った書類が本人のもとに届かない事態も発生してしまうため、相手の部署とフルネームで送付することが望ましいです。
送付状のデザインは、黒ベタ塗りのレイアウトは避けましょう。相手先の複合機のインクを消費させてしまうため心象が悪いです。

香水

ふだん香水をつけていても、クライアントが飲食店の場合は訪問する日に香水をつけないこと。
香水でお料理の仕込み作業に影響を及ぼしたり、お料理そのものの味を邪魔することもあるためです。

ビジネスマナーを向上させるお役立ち書籍

もっとビジネスマナーに磨きをかけたい場合は、以下の書籍がオススメです。

さすが!と言われる ビジネスマナー

さすがと言わせるビジネスマナー完全版

電話応対&敬語・話し方のビジネスマナー

電話応対&敬語・話し方のビジネスマナー

ビジネスマナーは、相手の心象を損ねないのが目的

ある程度の社会人経験を積んでいるアラフォーの皆さんには上記のようなマナーは分かりきった事柄ばかりだったかもしれませんね。

クライアントに不快感を与えず、かつ相手に自分を有能な印象づけするという目的で、ビジネスマナーを実践していきましょう!